Cada cuánto revisar los ordenadores de una empresa depende de cuántos equipos tengas y de lo que te cueste parar. Aun así, hay una pauta que sirve de punto de partida para una pyme: comprobar las copias de seguridad cada semana, revisar las actualizaciones cada mes, limpiar y repasar los equipos una o dos veces al año y revisar la red y los accesos cada año.
En resumen
- Copias de seguridad: comprobarlas cada semana y probar a recuperar un archivo de vez en cuando, porque una copia que no se puede abrir no sirve.
- Actualizaciones del sistema, los programas y el antivirus: un repaso al mes en todos los equipos, también en los que casi no se encienden.
- Equipos: limpieza interior y revisión de temperatura y disco una o dos veces al año, y más a menudo si hay polvo.
- Red y accesos: router, wifi y contraseñas una vez al año, y las cuentas cada vez que alguien entra o sale de la empresa.
- El RGPD pide a quien trata datos personales medidas de seguridad adecuadas al riesgo y, entre las que cita, poder recuperar los datos rápido tras un incidente y comprobar con regularidad que esas medidas funcionan.
¿Cada cuánto revisar los ordenadores de una empresa?
Una revisión no es una sola tarea. Es un conjunto de comprobaciones y cada una lleva su ritmo. Para una oficina pequeña, esta es una pauta razonable como punto de partida. Luego se ajusta a cada negocio: no es lo mismo una oficina limpia que un almacén con polvo, ni un equipo que se usa de vez en cuando que el ordenador de facturación.
| Qué se revisa | Cada cuánto (orientativo) | Qué se comprueba |
|---|---|---|
| Copias de seguridad | Cada semana, y una prueba de recuperación cada pocos meses | Que se han hecho, que no hay errores y que un archivo se puede recuperar entero |
| Actualizaciones del sistema y de los programas | Cada mes | Que están instaladas en todos los equipos y que ninguno se ha quedado atrás |
| Antivirus y avisos de seguridad | Cada mes | Que está activo, al día y sin amenazas pendientes |
| Limpieza y estado del hardware | Una o dos veces al año (más en talleres o almacenes) | Polvo en ventiladores, temperatura, estado del disco y de la batería en portátiles |
| Red, wifi y router | Una vez al año y cada vez que cambia algo | Contraseña del wifi, red de invitados aparte, actualización del router y cobertura |
| Usuarios y accesos | Cada vez que alguien entra o sale, y un repaso al año | Cuentas de personas que ya no están, contraseñas compartidas y permisos que sobran |
Lo más urgente de la tabla son las copias. Un ordenador sucio avisa antes de fallar: hace ruido, se calienta y va lento. Una copia que ha dejado de hacerse no avisa de nada hasta el día en que la necesitas.
¿Qué incluye un mantenimiento informático para una pyme?
En nuestra página de mantenimiento informático para empresas explicamos lo que hacemos: revisiones periódicas, limpieza de equipos, actualizaciones, limpieza de virus y malware, reinstalación del sistema operativo, instalación y configuración de programas, y asistencia presencial o remota. Más allá de quién lo haga, una pyme debería tener controlados cuatro bloques.
Copias de seguridad
Lo primero que conviene tener claro en cualquier empresa es dónde están sus datos y dónde está la copia. La práctica habitual es la regla 3-2-1: tres copias de los datos, en dos soportes distintos y una de ellas fuera de la oficina o desconectada. Si la única copia está en un disco que siempre está enchufado al mismo ordenador, un virus que cifra archivos o un robo se lleva las dos cosas a la vez.
Actualizaciones
Una actualización de seguridad corrige un fallo que ya es público, así que el equipo que no la instala queda expuesto justo por donde más se conoce. El error que más vemos es dejarlas para luego un mes tras otro, sobre todo en el ordenador que nunca se apaga porque hace algo importante. También conviene saber qué equipos usan un sistema operativo que ya no recibe actualizaciones de seguridad, porque esos hay que actualizarlos o sustituirlos.
Equipos
En una revisión de los equipos se mira la temperatura, el ruido de los ventiladores, el estado del disco y el espacio libre. Un equipo que se calienta o va cada vez más lento suele dar señales antes de fallar. Lo contamos en detalle en qué hacer si tu ordenador va lento. Un disco que empieza a hacer ruidos raros es otra cosa: no se espera a la siguiente revisión, porque hay que poner a salvo sus datos cuanto antes.
Red y accesos
Aquí entran el router, la contraseña del wifi y quién tiene acceso a qué. En muchas oficinas el wifi de los clientes es el mismo que usan los ordenadores de la empresa, o la contraseña es la que venía en la pegatina del router. Si además la conexión va mal, lo primero es descartar las causas más comunes de un wifi lento antes de cambiar de tarifa.
¿Qué dice la ley sobre revisar los equipos de una empresa?
Ninguna norma fija cada cuánto hay que limpiar o actualizar un ordenador. Pero si tu empresa guarda datos personales de clientes, empleados o proveedores, el Reglamento General de Protección de Datos te obliga a aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo. Su artículo 32 cita, entre las que en su caso deben incluirse, la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico y un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de esas medidas (Reglamento (UE) 2016/679, en EUR-Lex).
En la práctica: tener copias no basta; conviene comprobar que funcionan. Además, su artículo 33 obliga al responsable a notificar una violación de la seguridad de los datos a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, en las 72 horas siguientes a conocerla, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para las personas. En España, esa autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos. Una revisión periódica ayuda a detectar a tiempo esos incidentes.
Un caso habitual: la copia que nadie mira
Imagina una oficina de cinco puestos con una copia automática a un disco externo, configurada al montar los equipos. Como se hace sola, nadie la vuelve a mirar. Un día falla el disco del ordenador principal y la copia no está al día: el disco externo se llenó y el programa lleva tiempo mostrando un aviso que nadie ha abierto.
En una situación así, lo que conviene hacer es esto, por orden:
- No escribir nada más en el disco dañado, para no empeorar las cosas.
- Valorar si se pueden recuperar los datos. A veces se puede y a veces no, y depende del daño.
- Dejar una copia que avise si falla y probarla recuperando un archivo de verdad.
- Apuntar en el calendario de la empresa la comprobación semanal, con el nombre de quien la hace.
La revisión semanal de la tabla de arriba existe para evitar justo esto, y lleva unos minutos.
Revisar tampoco significa cambiar piezas siempre. Un cliente contaba en su reseña de Google que llevó su Mac a revisar para que se lo limpiaran después de varios años de uso continuado. Le explicaron que, pese al uso, estaba limpio y no le hacía falta nada. Eso también es mantenimiento: mirar, medir y no tocar lo que funciona bien.
¿Qué señales indican que tu empresa necesita ayuda externa?
- Nadie sabe decirte dónde está la copia de seguridad ni cuándo se hizo la última.
- El informático es un empleado que sabe un poco y lo hace en sus ratos libres, quitándoselos a su trabajo.
- Los equipos van cada vez más lentos, se calientan o hacen ruido, y se tolera porque todavía funcionan.
- Hay ordenadores sin actualizar o con un sistema operativo que ya no recibe actualizaciones de seguridad.
- El wifi se cae o hay zonas de la oficina donde no llega.
- Siguen activas las cuentas de personas que ya no trabajan contigo, o todo el mundo usa la misma contraseña.
- Aparecen archivos con nombres raros o que no se pueden abrir. En ese caso, desconecta ese equipo de la red y pide ayuda antes de tocar nada más.
Si te reconoces en dos o más, conviene una revisión completa antes de que la avería llegue en mal momento.
Errores habituales al mantener los ordenadores de una oficina
- Guardar la copia en el mismo ordenador o en un disco siempre conectado a él.
- Posponer las actualizaciones semana tras semana.
- Limpiar el polvo con un aspirador doméstico o abrir un portátil sin saber hacerlo. Mejor que lo haga alguien con las herramientas adecuadas.
- Esperar a que algo se rompa para mirarlo: entonces la avería llega con el equipo parado en plena jornada y, muchas veces, sin la copia al día.
- No dejar por escrito quién comprueba la copia y cuándo: una tarea sin nombre ni fecha en el calendario acaba sin hacerse.
Mantenimiento informático para empresas en Santander
Si quieres quitarte esto de encima, en Móvil Z nos encargamos del mantenimiento de pequeñas empresas, autónomos y negocios de Santander y de Cantabria: revisiones periódicas, limpieza de equipos, actualizaciones, eliminación de virus y malware, y asistencia presencial o remota cuando surge algo. Antes de hacer nada te explicamos qué hemos visto y qué conviene hacer. Si un equipo ya da problemas o necesitas configurar la red de la oficina, nuestro servicio técnico en Santander se ocupa de ello.
Si quieres que revisemos los equipos de tu negocio o que te propongamos un calendario de mantenimiento, contacta con nosotros y lo vemos contigo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que limpiar un ordenador por dentro?
En una oficina normal, una o dos veces al año. En talleres, almacenes o locales con mucho polvo, más a menudo. Si el ventilador suena más de lo habitual o el equipo se calienta, no esperes a la fecha.
¿Cada cuánto hay que hacer copias de seguridad en una empresa?
Depende de cuánto trabajo puedas permitirte perder. Para la mayoría de las pymes, una copia diaria y automática, con una comprobación semanal de que se ha hecho. De vez en cuando, además, hay que probar a recuperar un archivo.
¿Una pyme pequeña necesita mantenimiento informático?
Sí, aunque tenga dos o tres ordenadores. Con tan pocos equipos, si se para el de la facturación o el del correo, se para buena parte del trabajo. Lo que cambia es el tamaño de la revisión, no la necesidad de hacerla.
¿Se puede hacer el mantenimiento a distancia?
Buena parte, sí: actualizaciones, comprobar copias y resolver incidencias de programas. La limpieza física y la revisión del hardware necesitan tener el equipo delante.
